A. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dibentuk berdasarkan amanat Undang-undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukan Informasi Publik. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disingkat PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam pengumpulan,pendokumentasian, penyimpanan, pemeliharaan, penyediaan, distribusi, dan pelayanan informasi dan dokumentasi Bidang Lingkungan Hidup.

Sebagai PPID Pembantu diketuai oleh Sekretaris DLH Prov. Kaltim dan ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala Dinas Nomor 660.2/K.03/2018 tentang Pelaksana Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu Dinas Lingkungan Hidup Provinsi Kalimantan Timur.

Tugas PPID Pembantu DLH Prov. Kaltim :

1. Membantu PPID Utama melaksanakan tanggung jawab, tugas dan kewenangannya;
2. Menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama dilakukan paling    sedikit    6(enam) bulan sekali atau sesuai kebutuhan;
3. Melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;
4. Menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan informasi dan dokumentasi bagi pemohon informasi secara cepat, tepat, Berkualitas dengan mengedapankan prinsip-prinsip pelayanan prima;
5. Mengumpulkan, mengolah, dan mengompilasi bahan dan data lingkup komponen di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur menjadi bahan informasi publik;
6. Menyampaikan laporan pelaksanaan kebijakan teknis dan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama secara berkala dan sesuai kebutuhan.

B. Standar Operasional Prosedur (SOP) PPID

SOP PPID merupakan salah kelengkapan yang diperlukan untuk mempermudah PPID dalam mengelola dan pemberian layanan informasi kepada masyarakat. Penyusunan satu SOP PPID Pemda berdasarkan pada :

1. PP 61 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik;
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2010 Tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi Dan Dokumentasi di Lingkungan Kemendagri dan Pemerintahan Daerah;
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 Tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi Dan Kabupaten/Kota;
4. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar Layanan Informasi Publik

C. Daftar Informasi Publik (DIP)

Daftar Informasi Publik adalah catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh informasi publik yang berada dibawah penguasaan Badan Publik. Daftar Informasi Publik dapat digunakan untuk membantu penyusunan database informasi dan mengetahui informasi apa saja yang dikuasai serta keberadaaan informasi tersebut di unit/satuan kerja. Daftar Informasi Publik juga memudahkan masyarakat saat mencari informasi dan menginformasikan kepada publik mengenai informasi apa saja yang berada di Badan Publik.

D. Ruang Pelayanan Informasi

Ruang pelayanan informasi merupakan tempat pelayanan informasi publik dan berbagai informasi lainnya yang bertujuan untuk memfasilitasi penyampaian informasi publik. Layanan informasi tidak harus dipahami secara sempit sebagai bentuk fisik meja, tapi juga berfungsi sebagai media informasi lainnya. Dalam hal ini perlu disiapkan sarana dan prasarana pendukung dan petugas pelayanan informasinya.

E. Aplikasi PPID Pada Website

Aplikasi PPID pada Website Dinas merupakan sistem yang mengintegrasikan proses kerja pelayanan dengan pengelolaan informasi oleh PPID dalam melaksanakan tugas dan kewenangan secara efektif, efisien dan akuntabel. Sedangkan Website Dinas Liingkungan Hidup Prov. Kaltim berfungsi untuk menyebarkan informasi dan menjembatani Pemerintah Daerah dengan masyarakat.

F. Aplikasi PPID Pada Website

UU KIP mengatur kewajiban Badan Publik untuk membuat dan mengumumkan laporan pelayanan informasinya sebagai proses evaluasi terhadap pelaksanaan kinerja PPID Pembantu. Selain diumumkan kepada publik, laporan juga disampaikan kepada PPID Utama dan Komisi Informasi Provinsi Kalimantan Timur.

G. Pendanaan

Pendanaan PPID diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pengelolaan pelayanan informasi publik kepada masyarakat. Sumber pendanaan PPID sebagaimana diatur dalam Pasal 15 Permendagri No 35 tahun 2010 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan daerah, adalah sebagai berikut:

1. Ayat (2): Segala biaya yang diperlukan untuk pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Pemerintahan Provinsi dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Provinsi;
2. Ayat (3): Segala biaya yang diperlukan untuk pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Pemerintahan Kabupaten/ Kota dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten/Kota.